Если вы впервые посетили мой сайт, возможно вы захотите подписаться на мою RSS ленту. Спасибо за посещение!
Привет, Друзья!
Как овладеть секретами повышения эффективности труда, достигая большего, меньшими затратами.
День четвёртый и в нём обещанный алгоритм действий, а также Вспомогательные Инструменты (для наглядности) – Диаграмма Ганта.
Мы разобрали в прошлой статье такой инструмент как Принцип Парето и Матрица Эйзенхауэра.
Ну и что с этим делать?
Как использовать такой метод планирования в своей деятельности?
Предлагаю вот такой, пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра.
1.Написать список всех задач на день
2.Объединить эти задачи в четыре группы на степени важности и срочности по квадратам (красный зелёный, жёлтый, белый).
3.Записать эти задачи в бланк, разделенный на 4 блока (красный, зелёный, жёлтый, белый)
4.Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течении дня, недели, месяца.
В управлении временем одним из важных моментов является умение отделить ГЛАВНЫЕ задачи от Второстепенных.
Если использовать такой метод планирования ежедневно, то через короткое время Мы забудем что такое аврал!
Благополучно будут решены задачи из категории «Красный Квадрат», которые освободят время для дел группы «Зелёный Квадрат». Теперь Мы спокойно можем сосредоточиться на самом важном.
Задачи категории «Жёлтый Квадрат» без проблем делегируются. Что касается Хронофагов - пожирателей времени, то за ними необходимо установить контроль и перемещать их либо в другие квадраты, либо архивировать, либо в корзину.
В дальнейшем в нашем ежедневнике больше всего задач будет из группы «Зелёный Квадрат», которым мы сможем уделить достаточно времени.
Грамотная организация своего времени и деятельности поможет Нам быть более эффективным человеком.
Вот что об этом говорит Робин Шарма:
«…Концентрируйтесь на тех задачах, которые важные и не срочные, потому что именно они развивают вас как личность и профессионала. Важные и не срочные дела — это те дела, которые дают важные долгосрочные результаты и включают стратегическое планирование, развитие взаимоотношений и профессиональное образование. Никогда не позволяйте Важным вещам отодвигаться на второй план по отношению к тем, которые менее всего важны для Вас…».
Ещё раз повторюсь:
Не надо сосредотачиваться на «управлении временем». Время течёт само по себе.
Можно управлять только той деятельностью, которая происходит в рамках этого временного диапазона.
Выбираем 20% самой эффективной и двигаемся вперёд.
И ВТОРОЕ этой (самой эффективной) деятельности уделяем 80% нашего времени, тогда Наш результат будет многократно усиливаться.
НЕ думайте о том, могу ли я это себе позволить. Задавайте вопрос — КАК мне этого ДОБИТЬСЯ,
Как соблюсти алгоритм действий?
Конечно прописав действия в ПЛАНЕ, чтобы обеспечить Наше немедленное включение в работу?
Концентрация на продуктивность конечно отчасти мешает «простым человеческим отношениям»
В результате, Мы , чтобы не стать «Роботом» или «запрограммированным» начинаем отталкивать и жёсткие планы и графики. Нам кажется что Мы теряем человеческие качества… чуствуем втиснутыми в так называемые «рамки». Начинаем противиться такому состоянию и … вместе с водой, выплёскиваем ребёнка. А это в свою очередь возвращает нас к неконтролируемому процессу ведения работы.
Так вот потому я и предлагаю под другим углом посмотреть на этот вопрос. Не управлять временем, а управлять собой. Тогда научившись управлять собой мы оставим в «круге своего влияния» наши человеческие отношения. Где в результате получим не лько сделанную работу за отрезок времени, но и обогащение человеческих связей и отношений за счёт высвободившегося ресурса времени.
Что же План?
План должен быть Нашим слугой, а не господином. И в соответствии с этим высказыванием, быть приспособленным к Нашему Образу Жизни.
Важно:
То что Мы делаем, а главное то что нам удаётся сделать лично, в большей степени зависит от того, как Мы умеем делегировать части работы и части времени другим людям. Делегируя работу Мы делаем эту работу продуктивнее, а делегируя время, делаем её эффективно.
Мы немного вспомнили о чём рассуждали ранее и прошлись по некоторым важным аспектам.
А теперь МЫ плавно переходим к планированию.
Планировать лучше всего на листке бумаге, но не каждый привык этому уделять своё личное времЯ, поэтому делаем всё поэтапно. Не спеша, вырабатывая Новые привычки.
Возьмём лист бумаги и напишем наверху: «Я принял решение».
Теперь МЫ готовы для небольшого пятиминутного штурма, в течение которого Мы будем принимать эти самые наши решения.
Пишем, все решения которые приходят НАМ в голову, когда Мы думаем о делах «Зелёного квадрата». Например: когда начать его; сколько времени потратить на него; что для его осуществления НАМ необходимо; что еще НАМ потребуется, какие препятствия могут помешать продвижению по плану.
Чем более конкретными будут эти решения, тем более вероятно, что МЫ придумаем простые, но эффективные способы начала работы.
Если Мы столкнулись с трудностями подготовки Наших планов, то существует простой способ. «Волшебное ЕСЛИ».
Идеей со мной поделилась Ирина Михалицина. Мне пришлось только адаптировать его к теме моей статьи.
Просто признаемся себе: «Я не умею планировать». Потом скажем: «Но ЕСЛИ бы я умел планировать, то какой бы план я составил?»
Теперь сформулируем ответ на этот вопрос со словом если. Утверждение «я не могу» и допущение «если бы я мог»,освобождает НАС от многих ограничений и проблем.
Такая редакция вопроса развязывает НАМ руки. «Волшебное если» позволит не только составить план, но и начать его воплощать в жизнь.
Или представим себе следующее допущение.
НАС просят дать совет, как лучше выполнить это дело.
Как только МЫ закончим составление плана, все заботы по его выполнению возьмет
на себя другой человек. НАМ следует лишь подготовить план и больше МЫ
НИКОГДА не будем иметь с ним ничего общего.
Пусть НАС не тревожит то, что некоторые из предложенных НАМИ действий будут слишком трудными для исполнения. Может быть на наш взгляд совершенно невыполнимые… Это уже проблема другого человека.
Вот такие маленькие секреты планирования.
Что дальше?
Иногда бывает полезно иметь перед собой наглядную картинку того, как движутся наши дела. В таком случае есть инструмент, с помощью которого можно быстро это сделать. И он многим знаком, но не в быту. Это простая и незатейливая — ДИАГРАММА.
Диаграмма Ганта дает возможность:
Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.
На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача - выполнялась, была приостановлена,
возвращалась на доработку и т. д.
И в заключении.
Давайте сделаем всё, что в наших силах и будем считать это своим УСПЕХОМ.
Живём по принципу – «я сделал все, что было возможно в моих силах».
Оглядываться назад и говорить: «Я мог бы сделать лучше» – это
бессмысленно и не отражает реального хода событий.
Допустим, МЫ могли бы сделать лучше. Мы даже очень чётко представили как это могло бы ВЫГЛЯДЕТЬ. Но МЫ не сделали лучше. А это значит, что в сложившихся обстоятельствах НЕ могли сделать по-иному. Не надо «вешать на себя всех собак».
Пусть неудача не остановит НАШИ попытки. Не будем тратить время
понапрасну на размышления о том, что у нас что-то не «получилось». МЫ можем
чему-то научиться на этом опыте. МЫ стали старше и мудрее с тех пор, как имели дело с подобной ситуацией, даже если это было мгновение назад.
Привычки Нашей жизни нельзя изменить за несколько дней. Для этого требуется время!
Бизнес-Тренер
Владимир Волынкин
Skype: vladimir.volynkin
———————————
WWW.vladimirvolynkin.ru
