Если вы впервые посетили мой сайт, возможно вы захотите подписаться на мою RSS ленту. Спасибо за посещение!
Как овладеть секретами повышения эффективности труда, достигая большего, меньшими затратами.
Привет, Друзья!
Продолжаем наши размышления и движение шаг за шагом. Сегодня рассмотрим ключевой момент нашей истории.
ПРИНЦИП ПАРЕТО.
Я не буду рассказывать его предысторию и объяснять его первоначального смысла — идею. Она проста. Всё это будет понятно по ходу наших размышлений в этой статье.
Итак Мы посмотрели общую картину вопроса по организации времени.
Начали понимать, что время всего лишь инструмент — ресурс, который можно и нужно организовать. Узнали что существуют да типа людей по отношению к организации времени.
И вплотную подошли к кругу вопросов — как организовывать время вокруг приоритетных задач нашей жизни.
Начало находится тут.
продолжение здесь
Сегодня мы поговорим об инструменте, который сможет организовать наши ШАГИ к УСПЕХУ. Именно так шаг за шагом мы придём к изменению своих привычек и выработаем новые.
В Японии такое развитие личности называют Принцип «Кайзен». Ежедневное улучшение всех аспектов жизни.
Если каждый день делать какие-то малые и незаметные, но вполне посильные шаги к улучшению своей жизни, то через 30 дней будет пройдено 30 шагов. Вы станете на 30 шагов ближе к своим целям.
Итак, начнём.
Составьте пошаговый, т.е. годовой, квартальный, месячный, недельный и ежедневный планы. Планируя день, Мы обязательно отметим в Нашем ежедневнике не только в какое время Мы собираемся выполнить намеченные дела, но и ожидаемый результат выполнения, приближающий Нас к достижению цели.
При составлении планов чрезвычайно полезно оставлять временной интервал между делами на всякие непредвиденные события – болезнь, отсутствие сотрудника, различные катаклизмы местного и глобального значения.
После того как составлен перечень дел, переходим к следующему шагу.
Как разобраться с задачей — какие дела важные?
Что надо делать в первую очередь, а что вообще не делать?
«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные- не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр.
Матрица Эйзенхауэра.
Это техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
То есть все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.
Я сделал попытку связать эту технику с принципом Парето — 80/20.
В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов.
В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.
Посмотрим, что получилось?
Я предлагаю к рассмотрению такую форму организации матрицы, где ячейки раскрашены в цвета «светофора» – Красный запрещает, Зелёный разрешает, желтый предупреждает. Они психологически понятны и знакомы.
Пустая ячейка (белый квадрат) — она и есть ПУСТАЯ. Пустая трата времени.
1. Задачи Красного квадрата – это «АВРАЛ», спешка.
«Во всем нужна мера.»
Солон, между 640 и 635- ок. 559 гг. до н.э.
Такие задачи приносят стрессы и психологические срывы. Знаю это не по теории, а на практике. После одного из таких авралов пришлось посидеть на больничном, было время подумать, после чего категорически изменил свой подход к работе. Деньги нужны только здоровому человеку. Больному они радости не доставляют.
Безусловно, избавиться от них невозможно, а «забывать» про них опасно.
Всеми силами их число нужно свести к минимуму. Если таких дел много – у Нас, как было замечено выше будет аврал. Но Аврал этот характерен тем, что КАЖДАЯ из этих ЗАДАЧ не была сделана в СВОЁ ВРЕМЯ. В соответствии с такими действиями она стала срочной. Займитесь повышением исполнительской дисциплины.
Вот пример таких задач: Проекты у которых «горят» сроки, Экстренная медицинская помощь, Неожиданный приезд гостей…
Что МЫ получили?
Если «Красный квадрат» непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Нами, а не Мы своей жизнью. У Нас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса, вызванного постоянной кризисной ситуацией. У Нас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Наши коллеги, отношениями с которыми Мы так дорожим, забыли, как Мы выглядим. Мы догоняем уходящий поезд и … не попадаем на него.
Вывод.
Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления, немедленно!!! Иначе катастрофа. Категорически не допускать попадание дел в этот квадрат.
2. Задачи Зелёного квадрата – это работа.
«Менеджер делает дела правильно, а лидер делает «ПРАВИЛЬНЫЕ» дела».
Петер Друскер.
В этом квадрате ситуация меняется на диаметрально противоположную. Нам отведена роль активного лидера, Мы можем влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей.
Это наши самые полезные занятия, которые дадут максимальную отдачу. Это путь к достижению наших целей.
«Мудр тот, кто знает не много, а нужное.»
Эсхил, ок. 525 – 456 гг. до н.э.
Вывод.
Для того, чтобы БЫТЬ эффективным старайтесь наполнять задачами ЗЕЛЁНЫЙ квадрат – «Не срочно, но Важно».
Именно эти задачи и являются задачами Лидера. Более того, разобравшись с задачами этого типа, Мы не допустим того, что они перетекут в «Срочно и Важно», где захлестнут нас новым стрессом.
Здесь нет спешки. Есть время для планирования. Есть возможность найти и подключить дополнительные ресурсы.
3. Задачи Желтого квадрата – это рутина.
«Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает
также болезнь образа жизни.»
Демокрит, ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н.э.
НЕ Важные но срочные. Дела этой группы чаще всего откладываются на «потом». А ПОТОМ, когда они перетекают в категорию «Важно – Срочно», делаем плохо, с большими финансовыми затратами и в ущерб дел из РАБОЧЕГО (зелёного) квадрата.
Тем самым эти дела очень быстро попадают в КРАСНЫЙ квадрат. (АВРАЛ!!!)
Каждодневные дела, которые вроде бы и нужны, но нисколько не приближают нас к нашей цели. Дела, которые может сделать любой другой, кроме Нас.
Вы всё еще считаете, что всё что СРОЧНО – ВАЖНО делать ?
Тогда стоит внимательно присмотреться к ним. Для этих задач есть время для проверки и тщательного анализа. Их можно выписать в отдельный список. По возможности от них нужно отказываться или перепоручать – делегировать их, освободив своё время на задачи, которые продвигают нас вперёд.
Что Мы получили?
Вам не кажется, что Нами затыкают все дыры? Или Мы это сами желали иметь? Потому что относились к работе как заядлый ТРУДОГОЛИК. Мы боялись отдать на сторону даже «крошку» от этой работы. Мы боялись показать себя НЕнужным.
Почему Мы выполняем самую неквалифицированную часть работы? Кто за Нас делает остальное? Если к тому же ВТОРОЕ место по затраченному времени в Нашей матрице занимает Желтый квадрант, то Мы первый кандидат на увольнение. Потому что Мы никогда не делаем работу в срок, либо берём после окончания работы отгул.
В силу каких-то причин или по недомыслию, Мы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только незначительные.
В конечном счете, при дефиците времени, такими задачами можно пренебречь. Вреда делу это не принесет, а времени отнимет огромное количество.
На практике я захлёбывался в этих делах, если не было возможности их делегировать. Те же дела, которые мог сделать только я, делались только за счёт богатого опыта, и в минимальном объёме. А значит с потерей качества, с большими затратами денежных и нервных ресурсов.
Примерный перечень таких работ: Деятельность не связанная с вашими целями. Некоторые технические звонки. Просмотр несложных материалов. Некоторые совещания. Общественная деятельность …
В этом дне мы разобрали основные квадраты, которые так или иначе влияют на результаты и эффективность нашей работы.
Остался белый квадрат, который мы рассмотрим в следующем дне. Подведём итоги и сделаем Основные выводы.
Но и это ещё не окончание наших встреч на тему «времени». В заключительном дне мы рассмотрим алгоритм действий и другие вспомогательные инструменты.
А пока посмотри это видео:
Встретимся в следующем выпуске.
Бизнес – Тренер
Владимир Волынкин
Skype: vladimir.volynkin
———————————
WWW.vladimirvolynkin.ru
